Todo sobre la gestión de nóminas

Dentro del departamento de Recursos Humanos, una de las tareas más importantes a realizar es la gestión de nóminas, a través de su realización y adaptación a los cambios regulatorios que puedan surgir en los diferentes países.

Así, las diferentes empresas deben tener en cuenta cual es el procedimiento a llevar a cabo sin cometer ningún tipo de fallo, ya que las reprimendas que suelen ejercer las autoridades fiscales de los países pueden ser de un alto coste para la empresa.

En los últimos años ha surgido una nueva forma de realizar la gestión de nóminas, a través de firmas de Consultoría que llevan a cabo el Outsourcing de esta, que es algo así como una manera de externalizar las diferentes tareas a otras empresas.

¿Qué es una nómina?

La nómina es el documento que recoge las principales retribuciones económicas que percibe el trabajador por los servicios prestados, añadiendo las retenciones por impuestos y las deducciones correspondientes que dejan finalmente el salario neto.

La gestión de la nómina consiste en llevar a cabo el cálculo y los pagos necesarios a los trabajadores, como las altas, bajas y pagos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas a Hacienda.

Para poder llevar a cabo esta actividad es necesario en muchos casos tener conocimientos en las áreas de Derecho y Contabilidad para poder realizarlo sin cometer ningún fallo. Es de uso también para la empresa a la hora de contabilizar los gastos de personal (dentro del Balance de situación y de Ganancias y pérdidas).

Esta información es completada a través del contrato de trabajo y el Convenio Colectivo que se acordó a la hora de la incorporación del trabajador a la empresa.

¿Qué tareas supone la Gestión de las nóminas?

La información prioritaria a la hora de realizar las nóminas son las condiciones de los trabajadores por tipo de trabajo (como el pago por horas o fijo) así como el tipo de actividad que realiza la empresa, teniendo en cuenta las políticas de empleo de la empresa. Algunas de las tareas que supone la gestión de las nóminas son:

-          Puesta en desarrollo de la nómina: debido a la legislación vigente en España, es obligatorio tener en cuenta el modelo estandarizado fijado por el Gobierno a través del BOE.

-          Estructura de la nómina: para poder llevarla a cabo es necesario tener en cuenta su estructura, dividiéndose en encabezado, devengos y deducciones.

En el encabezado se precisan todos los datos personales del trabajador, como por ejemplo su nombre, DNI, número de afiliación a la Seguridad Social, días trabajados….

También es muy importante que se disponga de la categoría profesional del trabajador para el cálculo de las cotizaciones a la Seguridad Social, despido, salario mínimo o prestación por desempleo. Además, los datos de la empresa tienen que aparecer también precisados.

En la parte de los devengos, se encuentran todas las retribuciones que percibe el trabajador por el trabajo realizado. En ella se encuentran dos tipos de retribuciones: salariales (pagos por el servicio dado) y no salariales (pagos que no entran en el salario si no que son bienes y servicios (en muchos casos en especie) que da la empresa a sus empleados).

Las principales retribuciones que se dan son el salario base, complementos salariales, horas extraordinarias, gratificaciones extraordinarias y salario en especie. La suma de todo ello dará el salario bruto del trabajador, al que se le deberán hacer las correspondientes deducciones.

En la sección de las deducciones, se encuentran todas las retenciones que realiza la empresa y el trabajador a la hora de pagar impuestos a las autoridades fiscales, tales como el IRPF o las cotizaciones a la SS. Algunas de las contingencias que corresponden al trabajador a pagar son: contingencias comunes a la SS (4,70% del salario bruto), cotización por desempleo (que varía según el contrato, y normalmente son del 1,60% del salario bruto), formación profesional (0,10% del salario bruto) y las horas extraordinarias (si las hubiera, al 2% si son por fuerza mayor y 4,70% si no lo son).

-          La alta y baja a los empleados en la Seguridad Social: para poder contratar o despedir a cualquier persona (o suspensión de empleo por cualquier razón) es necesario llevar a cabo unas notificaciones a la SS, tales como el alta y baja del trabajador.

¿Cuáles son los fallos más comunes a la hora de realizar la gestión de la nómina?

-          Fallos de cálculo por falta de un método automatizado: al realizar la nómina de cada mes, los resultados que se paguen pueden ser en mayor o menor cantidad, pero si no se tiene un método estándar para poder calcularlo, pero los fallos que se lleven a cabo serán corregidos por la autoridad competente con unas sanciones.

-          Faltas en el relleno de las contraprestaciones: en el momento de cambio de las condiciones de la nómina se pueden llevar a cabo errores en el momento de comunicar. Un método de comunicación efectivo será necesario para los diferentes cambios que se produzcan.

-          Retrasos en la cumplimentación de la nómina: a la hora de llevar a cabo la nómina en muchos casos no se lleva a cabo a tiempo, y dado que debe ser mes a mes, muchas veces se cometen errores de este tipo.

-          Falta de personal de Recursos Humanos: la falta de recursos dedicados al departamento de RRHH es una de las principales causas de los errores a la hora de realizar las nóminas.

La automatización llevada a cabo por diferentes sistemas de software puede evitar el cometer fallos innecesarios a la hora de realizar las nóminas.

¿Cómo puede ayudarte una Consultora de Recursos Humanos?

En los últimos años ha aparecido una nueva forma de llevar a cabo la Gestión de la nómina, que como se ha podido comprobar, no es nada fácil de realizar. El llamado BPO (Business Process Outsourcing) permite externalizar algunas tareas de las empresas a terceros ahorrando en costes y en fallos que se puedan producir.

INS Global es una consultora de Recursos Humanos que lleva operando desde 2006 y ha ayudado a más de 600 empresas a nivel global. Entre sus servicios puedes encontrar el outsourcing de la nómina o el Reclutamiento y Selección de Personal.

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