Los 5 factores de éxito a la hora de presentar un informe

En la era del Big Data, la información se ha convertido en el centro de toda estrategia de crecimiento de cualquier empresa. Cada vez existen más métricas, y como consecuencia, los informes de resultados son cada vez más densos y complejos. Conscientes de las dificultades que entraña elaborar un informe Sweetspot, empresa pionera en el Digital Insight Management, descubre los factores claves para que sea un éxito.

“Cada día tenemos la oportunidad de hablar con empresas que buscan expandir, modificar, o simplemente dar comienzo a un nuevo sistema de reporte. Nuestra experiencia nos dice que las empresas, más que buscar asistencia técnica en la integración de soluciones, necesitan consejo para dar con la clave del éxito en su modelo de informe”, comenta Sergio Maldonado, CEO de Sweetspot.

Una de las normas más comunes en el ámbito empresarial es la regla del 80/20 o Ley de Pareto, que en sus origines descubrió que el 80% de la riqueza de una ciudad pertenecía al 20% de la población. Esta ley ha ganado cada vez más presencia en el ámbito profesional. Los ejemplos más destacados y utilizados son que el 80% de los beneficios de una compañía provienen del 20% de sus clientes o que el 80% de los resultados de una empresa proceden de la acción directa del 20% de sus trabajadores. Esta distribución del 80/20 también es aplicable a la hora de elaborar los informes

Los 5 factores que señalan el camino del éxito de un informe

Hoy en día, existe una tendencia generalizada, entre las organizaciones, a creer que el éxito de un buen informe reside en la cantidad de datos que este incluya. Aunque es cierto que cuanto más completo sea un informe, mayor será el ángulo de visión que ofrece sobre una determinada acción, esta creencia dista mucho de ser la clave del éxito de un buen informe. En este sentido, Sweetspot señala 5 aspectos diferenciales que las empresas deben tener en cuenta antes de elaborar un informe:

1. Las habilidades técnicas y el conocimiento del negocio no van de la mano: aunque pueda sonar contradictorio, el equipo encargado de implementar las soluciones técnicas no tiene por qué comprender de primera mano los objetivos de la empresa, y viceversa. En ocasiones se cree que lo más eficiente es dejar que el equipo de TI integre soluciones para que, con posterioridad, cada stakeholder lo adapte a sus necesidades. Sin embargo, esto puede dar como resultado una solución ineficaz. Antes de diseñar una herramienta, es muy importante tener en mente las necesidades de la empresa, por lo que los equipos de TI y stakeholders deben trabajar de forma cooperativa.
2. La regla del 80/20: el primer 80% del proceso, que engloba tareas como identificar las necesidades de la empresa, el desarrollo técnico de la solución o la implementación del modelo de reporte (entre otras), es más fácil de alcanzar que el 20% restante. Diseñar y ejecutar el plan de despliegue del reporte es, sin duda, una tarea clave para que el proyecto sea un éxito. Asimismo, es necesario fomentar la adopción de este nuevo sistema por parte de todos los implicados, y esto sólo se logra cuando cualquier consumidor de ese informe indica que satisface sus necesidades. Por tanto, este proceso puede llevar más tiempo de lo esperado debido a que hay que encontrar un punto intermedio que satisfaga las necesidades de todo aquel que consuma ese informe.
3. Las estructuras de equipo están en constante cambio: es inevitable que las estructuras de los equipos sufran modificaciones a lo largo del tiempo, por lo que es fundamental prever el impacto negativo que esto puede tener sobre el devenir del proyecto, así como ser capaz de adaptarse a cualquier situación en cualquier momento. Por este motivo, lo más recomendable es organizar el proyecto en torno a roles y tareas antes que sobre los individuos, puesto que de esta manera si alguien sale del proyecto es más fácil proseguir. Además, los cambios no sólo pueden deberse al personal, sino también a factores externos como la evolución de la tecnología o el desarrollo del mercado. Por ello hay que asegurarse de que la solución es capaz de adaptarse a todos ellos.  
4. La dificultad de encontrar el equilibrio dentro de la organización: una de las principales cuestiones a resolver en cada proyecto reside en encontrar un equilibro en la cadena de mando dentro de la organización. “Nosotros recomendamos una estructura en la que la cadena de mando sea piramidal de arriba abajo, y en el que los objetivos sea el eje central de toda la estrategia”, comenta Maldonado. Este tipo de estructuras centralizadas garantizan que todos los esfuerzos estén destinados a conseguir un objetivo común.
5. Los objetivos también son variables: es fundamental manejar las expectativas de forma eficiente desde un primer momento, ya que los objetivos para los cuales se trabaja pueden variar a lo largo del proyecto. Frecuentemente, los objetivos cambian cuanto más éxito tiene el proceso de implantación del sistema de reporte, por lo que es fundamental asegurarse de tener información de primera mano acerca de las expectativas de los stakeholders, con el fin de que se alineen con el devenir del proyecto.

“Los informes pueden parecer meros archivos en los que se incluyen los principales datos y conclusiones extraídas a raíz del análisis de variables. Sin embargo, si de verdad se quiere entregar un informe completo, útil y de calidad, es importante sentar bien las bases del modelo de reporte con anterioridad”, aseguran desde Sweetspot.