Actualizado el 23/04/2024
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¿Cómo preparar una reunión online correctamente?Escrito por Redacción TNI el 05/05/2010 a las 00:22:44930
Esto más que una noticia, aunque nos haya venido del gabinete de prensa de Digital Samba, es una reflexión de cómo se hacen las presentaciones (los famosos Power-Point), y más aun en la nueva versión, como se hacen las vídeo presentaciones. Efectivamente parecería que un Power-Point lo aguanta todo. Sin embargo ustedes saben que los hay plomizos, interesantes y también los hay divertidos. En el caso de las video conferencias o las presentaciones on-line se deben vigilar más las cosas. Hay que tener en cuenta una serie de códigos de conducta y comunicación propios de la reunión online. Asimismo, igual que se prepara una reunión "real", la reunión "virtual" exige una planificación concreta que tiene mucho que ver con el tipo de tecnología que se utiliza. Veamos cosas concretas: Preparar la sala El hecho de que la reunión sea online no significa que debamos descuidar la sala en la que realizaremos la reunión. Hay que tener en cuenta el plano que escogeremos para que nos vean nuestros interlocutores y, partiendo de él, cuidar la presencia de la sala. Así, no da una buena imagen el hecho de tener chaquetas colgadas detrás o elementos que puedan distraer en la comunicación. Por otro lado, "es muy importante disponer de una correcta iluminación y estar seguros de que nadie nos interrumpirá durante el transcurso de la reunión", comenta Robert Strobl, de Digital Samba. Preparar el ordenador Puesto que una de las herramientas imprescindibles a la hora de mantener una reunión online es el ordenador, hay que preparar mucho que todo funcione correctamente y que todos los ficheros y documentos que queremos mostrar en la reunión están a mano y disponibles. Conexión a punto Las típicas esperas se hacen eternas para las personas que están conectadas remotamente y las pérdidas de conexión son letales. Ser visto y oido Tan importante como el ancho de banda son los dispositivos de vídeo y audio de buena calidad. Si se usa la conferencia web diariamente, es necesario disponer tanto de una buena webcam, como unos cascos adecuados. Contar con los dispositivos adecuados, permite una calidad de conversación mucho mayor y que sea más productiva. Lo mismo podemos decir de los materiales de presentación que se van a utilizar en la reunión online. Los documentos tienen que estar debidamente preparados para transmitir una imagen de profesionalidad. Como sucedería en una reunión presencial, errores en la gramática y en la ortografía afectarán de forma negativa al mensaje. Cuidado con los "off the record" En una reunión online es muy importante tener en cuenta que, aunque no estemos en el turno de participación, es posible que nuestro micrófono esté abierto y que se "cuelen" frases que no queremos que se escuchen o incluso, ruidos como silbidos, suspiros o, simplemente, golpes con el boli en la mesa, por poner un ejemplo. Reflexionen ustedes que imagen están dando en sus power-point y en sus videoconferencias ya que es la imagen de su compañía. |
