Fórmulas magistrales para terminar con el excesivo volumen de correo electrónico hay pocas, según afirma Cary Cooper, profesor de psicología organizacional de la Universidad de Manchester. Y también indica que el exceso de correo electrónico relacionado con el ámbito laboral nos provoca estrés.
Esa es la principal conclusión del estudio de este profesor que lleva por título “Carga de e-mail, estrés por sobrecarga de trabajo, y la carga deseada de correo electrónico: una aproximación cibernética”, en el cual desgrana el problema y algunas posibles soluciones.
Cómo reducir el volumen de e-mail entrante y el pendiente
Para empezar, decir que no hay soluciones “mágicas”; vamos a tener que poner de nuestra parte, a dedicar unas cuantas horas para que nuestro buzón no se descontrole.
El secreto está en dedicarle un rato cada día, y ponérnoslo como una rutina. A veces, puede dar la sensación de que pasar tiempo gestionando el correo electrónico es “perderlo”, que no somos productivos. Pero la mejora en la tranquilidad que supone no tener asuntos pendientes en la bandeja de entrada, nos otorgará ese plus para mejorar nuestra productividad el resto del día.
Sin ser ningún gurú del tema, tal vez lo mejor sea dedicarle un rato por la mañana para resolver los temas que hayan entrado desde que terminamos la jornada laboral, y un rato por la tarde para cerrar temas y responder a lo que nos haya entrado durante el día.
Este rato debe servirnos para contestar mensajes, no dejar “para más adelante”, en algún momento indefinido, el responder a un correo, ya que este se acumulará y, tal vez, no lo acabemos respondiendo nunca.
Otra máxima es no enviar mensajes de correo relacionados con el trabajo fuera del horario laboral. de hecho, en España existe desde diciembre de 2018 una ley (la LOPD-GDD) que libera a los empleados de la obligación de responder a e-mail profesionales fuera del horario laboral. Es lo que se conoce como “derecho de desconexión digital”, que pretende acabar con el estrés de trabajar a todas horas y en cualquier parte.
De la misma forma, no debemos abusar del WhatsApp u otros canales electrónicos de mensajería.
La práctica de mandar mensajes a última hora de la tarde (o incluso ya terminada la jornada laboral) con trabajo para el día siguiente, debería erradicarse; muchas veces, lo que buscan los ejecutivos que hacen esto, es que el trabajador adelante trabajo en su casa, pero al cabo de un tiempo ello no provoca más que estrés, lo que a la par mengua la productividad.
Lo peor, es hacerlo un viernes por la tarde para un trabajo el lunes, incluso cuando el emisor advierte que “no te preocupes de esto hasta el lunes”. El resultado es que el empleado no desconecta y su mente no reposa.
Personalmente, creo que debería haber hasta penas de prisión, para los que hacen esto...
Herramientas alternativas
Además del correo electrónico, tenemos a nuestro alcance otras herramientas de tipo colaborativo que incluyen mensajería interna y chat. Utilizarlas puede contribuir a aliviar de presión nuestro buzón de entrada, ya que los mensajes internos pasarán a gestionarse desde dicha plataforma en vez del e-mail.
Además, de esta forma nos procuraremos una división lógica y física de los trabajos, los que tengan que ver con proyectos y administración interna por un lado, y el trato con clientes, proveedores y partners por el otro.
También deberíamos vigilar a cuantas personas y a quienes ponemos en copia (campo CC) de los correos electrónicos que enviamos. Muchas veces, es irrelevante poner a compañeros en copia para temas de los que pensamos -y, a lo mejor, sólo pensamos- que deben estar informados.
Finalmente, empleemos los filtros; la mayoría de los servicios y clientes de correo electrónico los incorporan, y estos nos facilitan quitar de nuestra carpeta de entrada una cierta cantidad de mensajes que quedan directamente almacenados en carpetas para su posterior consulta.
Al final, cada uno debe encontrar su metodología, pero a buen seguro que estos trucos ayudan o constituyen la base de una buena metodología de gestión del correo electrónico.
