En los últimos años, han surgido nuevas propuestas que se han erigido como el modo ideal para conseguir un ahorro de costes en el departamento TIC, así como una mayor eficiencia. Conceptos como externalización, Cloud Computing, virtualización, SaaS, etc se han asociado de forma directa al ahorro y a la eficiencia. Sin embargo, y tal y como se destaca desde Setesca, consultora especializada en la reducción de costes e incremento de la productividad en los departamentos de Tecnologías de la Información, no siempre esas acciones se han traducido en ahorro de costes y eficiencia. La clave está en que deben implantarse de un modo adecuado y según las necesidades reales de cada empresa. Setesca aporta las líneas básicas de eficiencia y ahorro en el departamento TIC.

Externalizar sí, pero sólo lo necesario

Muchos departamentos de informática han confiado en empresas de servicios, que, a su vez no han mejorado el servicio que ofrecen. El resultado es que la calidad del servicio baja y, al mismo tiempo, suponen un alto coste para la empresa. El cliente pierde flexibilidad y aumenta su grado de cautividad respecto a la empresa de servicios. En definitiva, lo más recomendable es, según Setesca, estructurar y documentar los procesos de la empresa para evitar ser cautivo de empresas externas. Del mismo modo, en el caso de externalizar es aconsejable contratar aquellas empresas que proporcionen el máximo valor añadido por el mínimo coste, y únicamente externalizar todo aquello que no se considere como valor competitivo diferencial para la empresa.

Organización y procesos del departamento

En muchas ocasiones, los procesos de gestión del departamento parten de un proceso de definición interna del responsable que, en lugar de utilizar procesos ya mostrados como eficientes, quiere crear su propio modelo específico de gestión. Con frecuencia este “reinventar la rueda” provoca que las mejores prácticas en gestión no se estén aplicando. Lo ideal es aplicar lo mejor de cada modelo de gestión y adaptarlo. De este modo, se trabajará en base a un modelo definido y exitoso, pudiéndose establecer más adelante medidores comunes de eficiencia que permitan identificar mejoras que supongan ahorros.

Arquitectura tecnológica definida

La arquitectura tecnológica y el modelo de servicios del departamento deben obedecer a unos criterios bien definidos. Es muy importante establecer principios en los que se indique en qué casos se va a construir software en vez de reutilizarlo o comprarlo.  Dónde se van a utilizar tecnologías comunes y dónde y cuándo, se van a  utilizar tecnologías específicas, etc.

Mejor prevenir que curar

Gran parte de los costes de los departamentos, provienen de la pasividad de algunos responsables en la aplicación de mejoras en los procesos y las soluciones. La consecuencia es que el departamento va siempre a remolque, bien de situaciones internas del departamento que parecen imposibles de cambiar (tecnología, recursos, formas de trabajar, etc) o bien de maneras de interrelacionarse con el resto de la empresa, con el subsiguiente coste en proyectos o funcionalidades que nunca se llegarán a aplicar. La “receta” según Setesca, es realizar un análisis del coste-beneficio antes de hacer nada, identificar las principales fuentes de incidencias y proponer nuevas soluciones para evitarlas. Incluso, es conveniente proponer cambios en la organización del resto de la empresa para impedir estos costes innecesarios.