El uso, cada día más extendido, de medios electrónicos y telemáticos, nos permiten una mejor gestión de la información: bases de datos, pedidos i contratos telemáticos, etc. hace que a su vez está provocando que se incremente de una forma casi exponencial el número de documentos electrónicos que gestionamos. De todos estos documentos, algunos empiezan a tener validez jurídica, y en los próximos años el crecimiento será importante: contratos, escrituras, pedidos, albaranes, facturas, etc.

Paralelamente, la socialización del uso de las nuevas tecnologías, está haciendo aumentar exponencialmente el número de e-documentos, además la concienciación medio ambiental cada vez más extendida, también ayuda a este crecimiento, con iniciativas como el “paperless office”.

Aún así, en estos momentos los motivos que están impulsando la generación de documentos electrónicos, especialmente con validez jurídica empiezan a ser otros: competitividad, ahorro y seguridad.

Competitividad, pues cada vez más, las diferentes administraciones públicas empiezan a pedir en los contratos públicos, que las facturas y los contratos sean electrónicos con validez jurídica. Las grandes empresas empiezan a pedir a sus proveedores que las comunicaciones se establezcan por medios electrónicos, inicialmente de datos, ahora de facturas electrónicas y próximamente de todo tipo de documentos: pedidos, albaranes, ofertas, etc. También encontramos en ciertos sectores donde el documento electrónico es ya obligatorio, como es el caso de la receta electrónica, la relación de las empresas con las AAPP: Agencia Tributaria, Seguridad Social, etc. Esto nos está llevando a que el documento electrónico con validez jurídica empieza a ser un elemento clave en la estrategia de la empresa.

Ahorro, pues está demostrado que la gestión del documento electrónico es mucho más económica que la gestión del papel. Estudios realizados hasta hoy sitúan el ahorro de la gestión del documento electrónico frente al papel  en una relación de 1 a 5, es decir, el coste de la gestión del documento electrónico es una quinta parte del coste de la gestión del papel. Aspectos como el papel, su manipulado, su archivado, su envio, etc. marcan estas grandes diferencias.

Seguridad i fiabilidad. El documento electrónico puede ser y es más sencillo que sea mucho más seguro que el papel. Tanto a nivel de custodia, como de envío con seguridad tanto de recepción como de lectura por parte de las personas interesadas son otros de los aspectos a considerar a la hora de pasar del papel al documento electrónico.

Como debemos afrontar desde nuestra empresa el proceso de adaptación al e-documento ?

Primero es necesario ver en qué ámbitos de la empresa la incorporación del documento electrónico generará más ahorro o aportará más competitividad. No en todos los ámbitos será igual y si la empresa es capaz de identificar estos, el retorno de la inversión será mucho más rápido que si se quiere hacer globalmente.
 

Una vez identificados estos ámbitos, será bueno cuantificar el ahorro para poder valorar el retorno de la inversión.
 

El tercer paso será definir qué herramientas necesitamos y qué será necesario hacer para adaptar la empresa al e-documento. De aquí saldrá un presupuesto que habrá que estudiar ante el ahorro de la gestión del documento electrónico.
 

Finalmente, y en el caso que el proyecto signifique unos ahorros o beneficios para la empresa, será el momento de implantar el documento electrónico.
 

Lo que sí es evidente, es que cuanto más grande sea la empresa, con más red de distribución y/o producción, más grande será el ahorro.